Как рационально использовать свое время, чтобы все успевать. Секреты экономии времени

2050

Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время. Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает. И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.

Как построить прибыльный бизнес продавая товары через интернет-сайты с наценкой от 500% и начать зарабатывать по 120 000 рублей ежемесячно совмещая с основной работой? Мы получили эксклюзивный доступ к вебинару который пройдет сегодня 22 августа в 20:00. Это нельзя пропустить, регистрируйтесь прямо сейчас и получите пошаговую инструкцию к вашему финансовому успеху!

Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать

Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:

  • разработать определенный план;
  • первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
  • не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
  • ежедневно анализировать выполненные задачи;
  • в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
  • следить за порядком;
  • выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.

Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя

Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.

Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни  в целом.

Существуют такие этапы планирования рабочего времени:

  • выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
  • определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
  • рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
  • составление поэтапного плана выполнения работ;
  • избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
  • отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
  • определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
  • избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
  • выбор хобби для досуга.

Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.

Как составить план работы

Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:

  1. Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).

Внимание: Успешному руководителю нельзя отступать ни на шаг от плана. Можно вносить в него корректировки, например, менять местами дела, дни важных встреч, планировать на другое время мероприятия, но кардинально изменять нельзя ни в коем случае.

  1. Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.
  1. Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).
  1. Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).

Как планировать время. Рекомендации для руководителя

Чтобы разгрузить свой день, важно:

  1. Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
  2. В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
  3. Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
  4. Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
  5. Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.

Секреты рационального планирования

Правильно планировать день позволят:

  • оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
  • контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
  • завершение начатых дел;
  • устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
  • чередование работы с отдыхом;
  • анализ планирования времени;
  • постоянное улучшение своих результатов работы.

Секреты экономии времени руководителя

  1. Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
  2. Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
  3. Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
  4. Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
  5. Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
  6. Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
  7. Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
  8. Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
  9. Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
  10. Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.

Предыдущая статьяКакой этаж выбрать при покупке квартиры?
Следующая статьяКак открыть фирму и стать предпринимателем, что выбрать ИП или ООО: плюсы и минусы